Διαχείριση έργων, Φάσεις, Ορόσημα (milestones): Ορισμοί

Προβληματιζόμαστε για τον καλύτερο τρόπο υλοποίησης των φάσεων και των οροσήμων (milestones) στην εφαρμογή Διαχείρισης Έργων. Πρώτα λίγοι ορισμοί:

Εργο (Project)

Σύνολο δραστηριοτήτων με κοινό στόχο ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα, με συγκεκριμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης και συγκεκριμένη κατανομή πόρων. Δηλ. ένα έργο έχει αυστηρά καθορισμένο οργανόγραμμα, προϋπολογισμό και χρονοπρογραμματισμό. Συνήθως η χρηματοδότηση προέρχεται από μία πηγή.

Φάσεις (Phases)

Ενα έργο χωρίζεται σε φάσεις. Στην εφαρμογή διαχείρισης έργων insProject ,φάσεις θεωρούνται οι εργασίες που δεν έχουν ανώτερη εργασία. Δηλαδή Φάση: εργασία πρώτου επιπέδου. Στην πράξη φάση, είναι ένα τμήμα του έργου με συγκεκριμένα παραδοτέα. Η βέλτιστη διάρκεια κάθε φάσης φαίνεται να είναι 4-12 εβδομάδες (από τις μελέτες των έργων).

Εργασίες (Tasks)

Κάθε φάση χωρίζεται σε εργασίες. Κάθε εργασία μπορεί να αναλυθεί σε υποεργασίες ad infinitum. Στην πράξη συνεχίζουμε την ανάλυση μέχρι να φτάσουμε σε εργασίες που μπορούμε με ασφάλεια να εκτιμήσουμε την διάρκεια/ κόστος. Οι δαπάνες συνδέονται με εργασίες (γι' αυτό θα πούμε περισσότερα).

Παραδοτέα (Deliverables)

Το αποτέλεσμα μιας Εργασίας που μπορεί να παραδοθεί σε τρίτους (όχι σ'αυτούς που το παρήγαγαν). Το σημαντικό για ένα παραδοτέο είναι να είναι

• συγκεκριμένο,
• ελέγξιμο,
• οριστικό.

Τα παραδοτέα είναι οι μόνοι αντικειμενικοί δείκτες προόδου. Συνήθως η χρηματοδότηση του έργου είναι συνδεδεμένη με τα παραδοτέα.

Ορόσημα (Milestones)

Ορισμένες εργασίες έχουν συγκεκριμένα (ελέγξιμα) παραδοτέα. Στην εφαρμογή διαχείρισης έργων insProject, τα ορόσημα καταχωρούνται ως Εργασίες μηδενικής διάρκειας. Σε επόμενη έκδοση θα υπάρχει η δυνατότητα αναλυτικής περιγραφής των παραδοτέων κάθε ορόσημου.